A oes angen cefnogaeth ar eich busnes yn ystod Cofid-19?. Ewch i'n hadran gymorth i gael mwy o wybodaeth.

Cyflwyniad i Ddangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer eich busnes


Wedi ei gyhoeddi:
KPI

Ydych chi'n gwybod pa mor dda mae'ch busnes chi yn perfformio? Mae llawer o berchnogion busnes yn credu mai'r ateb i'r cwestiwn hwn yw “ydw”. Fodd bynnag, wrth i'ch cwmni dyfu, gall fod yn fwy o her i asesu perfformiad busnes yn gyson. Byddwch yn dymuno cael mesurau syml ystyrlon y gellir eu cyfathrebu â staff a'u rhannu ar draws eich tîm rheoli. Dyma'r adeg pan fo Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn ffitio i mewn.

Yn y canllaw rhagarweiniol hwn, rydym yn dadansoddi beth yw Dangosyddion Perfformiad Allweddol a pham eu bod yn bwysig, beth sy'n gwneud DPA da, a rhai o'r prif feysydd cyffredin a fesurir.  

Beth yw dangosyddion perfformiad allweddol?

Yn syml, mae dangosyddion perfformiad allweddol yn werthoedd mesuradwy y gellir eu defnyddio i asesu perfformiad cwmni neu ei weithgareddau. Gallant fod yn arf pwerus i bennu pa mor effeithiol y mae eich busnes yn cyflawni ei amcanion, ac maent yn cael eu harddangos mewn fformat clir, cryno rhifiadol.

Mae Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn hyrwyddo tryloywder o fewn cwmni, ac yn caniatáu i bob cyflogai, nid dim ond y rheolwyr, i olrhain cynnydd eich cwmni. Oherwydd bod y data hanfodol y maent yn eu darparu yn gallu cael ei ddefnyddio i hwyluso pethau wrth wneud penderfyniadau, gall y DPA cywir fod yn hanfodol i yrru twf eich busnes.

Mae'r mathau a chymhwysedd Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn amrywiol, ac maent yn amrywio o DPA lefel uchel sy'n asesu perfformiad y busnes yn ei gyfanrwydd, i DPAu lefel is sy'n gwerthuso perfformiad prosiectau, adrannau neu weithwyr unigol.

Beth sy'n gwneud DPA da?

Gyda miloedd o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol i ddewis o'u plith, y cam cyntaf yw nodi'r rhai pwysicaf i'ch busnes chi. Dylai natur eich DPAau a faint sydd gennych chi fod yn berthnasol i'ch model busnes a'r diwydiant yr ydych yn gweithredu ynddo, yn ogystal â ffactorau eraill fel cam twf eich cwmni.

Yn anad dim, bydd DPA da yn cael ei gysylltu â nodau ac amcanion rhagosodedig eich cwmni er mwyn rhoi'r data y gellir ei weithredu i chi er mwyn cefnogi y gwaith o wneud penderfyniadau, felly mae'n bwysig cael eich nodau wedi'u sefydlu'n gadarn cyn i chi ddechrau datblygu eich DPA.

Waeth pa fetrigau penodol y penderfynwch eu defnyddio, mae rhai nodweddion cyffredinol yn perthyn i bob DPA da.

Syml. Er mwyn bod yn effeithiol, dylai DPAu fod yn hawdd i’w deall ar draws y sefydliad. Mae angen i'ch staff wybod yn union beth mae'r DPA yn ei fesur, sut i'w gyfrifo, a beth y gallant ei wneud i ddylanwadu ar y ffigur hwnnw a sicrhau'r canlyniadau gorau. Am y rheswm hwn mae'n well defnyddio ychydig o fetrigau dethol sy'n hanfodol i'ch busnes, yn hytrach na cholli ffocws a pherthnasedd gyda gormod o ddangosyddion perfformiad allweddol.

Mesuradwy. Gall DPA fod naill ai'n feintiol neu'n ansoddol, ond dylai bob amser fesur eich cynnydd tuag at nodau eich busnes a hynny mewn termau sydd wedi cael eu diffinio'n glir.

Cyraeddadwy. Bydd DPA da yn ysgogi staff i wella agweddau ar berfformiad eich cwmni, felly mae'n bwysig eu bod yn cael eu gosod yn erbyn amcanion sy'n uchelgeisiol ond heb fod yn anghyraeddadwy.

Yn Rhwymedig i Amser. Dylai Dangosyddion Perfformiad Allweddol nodi cynnydd eich busnes tuag at ei amcanion dros gyfnod amser penodedig a pherthnasol. Mae angen eu mesur hefyd yn rheolaidd; bydd asesu perfformiad eich DPA  o bryd i'w gilydd yn caniatáu i chi olrhain eich cynnydd yn gywir a nodi cyfleoedd i wella.

Pedwar prif faes ar gyfer DPAu

Dyma rai o'r meysydd allweddol i'w hystyried wrth ddatblygu metrigau ystyrlon ar gyfer eich busnes, a rhai enghreifftiau o ddangosyddion perfformiad allweddol sy'n cael eu defnyddio'n gyffredin sy'n dod o dan y categorïau hyn.

Mesurau ariannol

Mae'n hanfodol bod gan adran arweinyddiaeth a chyllid cwmni orolwg da o'i ffigyrau a'u bod yn gallu rheoli'r cyllid yn gyfrifol. Mae Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn nodweddiadol yn canolbwyntio ar gynhyrchu elw a phroffidioldeb busnes, ond nid ydynt wedi'u cyfyngu i'r mesurau hyn o bell ffordd. Dyma rai o'r prif fetrigau y gellir eu defnyddio i fesur iechyd ariannol eich busnes:

Maint yr elw crynswth. Mae hyn yn mesur faint o arian sy'n weddill ar ôl i chi ddidynnu cost y nwyddau a werthwyd, gan roi cipolwg i chi ar ba mor effeithlon y mae eich busnes yn cynhyrchu ac yn gwerthu ei gynnyrch. Caiff ei gyfrifo drwy dynnu cost nwyddau a werthir (CNaW) o gyfanswm y refeniw, yna ei rannu â chyfanswm y refeniw gwerthiant.

Maint yr elw net. Mae hyn yn dweud wrthych chi pa mor dda y mae'ch cwmni'n ei wneud o ran trosi refeniw yn elw. Dyma'r elw sy'n weddill ar ôl i chi dynnu'r holl gostau gweithredu, trethi, llog a dibrisiant, wedi'u rhannu â chyfanswm y refeniw net i roi canran.

Y gymhareb gyfredol. Gellir defnyddio'r DPA hwn, a gyfrifir drwy rannu asedau cyfredol â rhwymedigaethau cyfredol, i asesu gallu eich busnes i dalu ei rwymedigaethau ariannol tymor byr.

Llif arian gweithredol (LlAG). Mae hyn yn mesur cyfanswm yr arian a gynhyrchir gan eich gweithrediadau busnes craidd drwy dynnu costau gweithredu o gyfanswm y refeniw.

Mesurau cwsmeriaid

Mae caffael a chadw cwsmeriaid yn elfen allweddol o dyfu busnes llwyddiannus. Dyma rai DPAau cwsmeriaid y gallech ystyried eu defnyddio i asesu a ydych chi'n denu cwsmeriaid i mewn ac yn bodloni cwsmeriaid yn ddigon effeithiol:

Cost caffael cwsmeriaid

Mae hyn yn mesur y gost a achosir wrth argyhoeddi cwsmer newydd i brynu. Gellir ei gyfrifo drwy adio'r costau gwerthu a marchnata am gyfnod penodol, a rhannu'r ffigur hwn â nifer y cwsmeriaid newydd ar gyfer y cyfnod.

Cyfradd cadw cwsmeriaid

Mae'r gyfradd cadw cwsmeriaid yn dangos canran y cwsmeriaid y mae eich busnes wedi eu cadw dros gyfnod penodol o amser. Un ffordd o benderfynu hyn yw cymryd nifer y cwsmeriaid ar ddiwedd cyfnod penodol, a thynnu nifer y cwsmeriaid newydd a gafwyd dros y cyfnod hwnnw, a'u rhannu â nifer y cwsmeriaid ar ddechrau'r cyfnod.

Cyfradd corddi cwsmeriaid

Yn wahanol i'r gyfradd cadw cwsmeriaid, y gyfradd gorddi yw canran y cwsmeriaid rydych chi wedi'u colli dros gyfnod penodol. I gyfrifo hyn, gallwch rannu'r cwsmeriaid rydych chi wedi'u colli o fewn cyfnod penodol o amser gyda nifer y cwsmeriaid a oedd gennych ar ddechrau'r cyfnod.

Mesurau gweithredol

Mae yna amrywiaeth eang o ddangosyddion perfformiad allweddol y gellir eu monitro i helpu i sicrhau bod busnes yn gweithredu mor gynhyrchiol â phosibl, gan gynnwys:

Defnyddiadwyedd biladwy

Dyma un o'r Dangosyddion Perfformiad Allweddol mwyaf cyffredin ar gyfer busnesau sy'n bilio eu cleientiaid yn ôl yr awr. Yn gyffredinol, mae canran uwch o ddefnyddiadwyedd biliadwy yn datgelu pa mor gyflym mae busnes yn tyfu a pha mor broffidiol yw'r cwmni.

Mae cyfrifo defnyddiadwyedd biladwy yn golygu rhannu cyfanswm yr oriau a weithir gan weithwyr y cwmni yn ôl cyfanswm eu horiau biladwy er mwyn darparu syniad clir, sy'n seiliedig ar ganran o gynhyrchiant ariannol y cwmni. Yna gellir defnyddio hyn i gymharu perfformiad unigolyn â thargedau sydd wedi'u sefydlu eisoes, yn bersonol ac ar draws y cwmni.

Cyfradd defnyddio capasiti

Mae cyfradd defnyddio capasiti yn fesur pwysig o effeithlonrwydd gweithredol ac mae'n hawdd ei gymhwyso i gwmnïau sy'n cynhyrchu nwyddau yn hytrach na gwasanaethau. Mae'n dangos i ba raddau y mae'ch cwmni'n defnyddio ei allu cynhyrchiol llawn, ac o hyn gallwch ddiddwytho faint o gapasiti y gallech ei ddefnyddio o hyd. Er mwyn gweithio hyn allan, rydych chi'n rhannu'r allbwn gwirioneddol mewn cyfnod o amser gyda'r gallu posibl mewn cyfnod amser.

Effeithiolrwydd offer cyffredinol

Dyma un o'r prif ddangosyddion perfformiad allweddol ar gyfer mesur cynhyrchiant gweithgynhyrchu. Mae'n golygu cymryd argaeledd, perfformiad a chyfraddau ansawdd y broses weithgynhyrchu a lluosi'r rhain gyda'i gilydd i roi canran yr amser cynhyrchu a drefnwyd sy'n gwbl gynhyrchiol. Gall hyn eich helpu i nodi meysydd lle mae angen i chi wella; er enghraifft efallai y bydd gormod o ddiffygion neu ormod o amser segur.

Mesurau perthnasol i bobl

Er mwyn cael gwell dealltwriaeth o'ch proses recriwtio, perfformiad gweithwyr a'r amgylchedd gwaith, mae gwahanol fetrigau pobl y gellir eu defnyddio, fel

Refeniw fesul gweithiwr

Dangosydd defnyddiol o effeithlonrwydd eich staff o'i gymharu â chystadleuwyr yn eich diwydiant neu wedi'i ddadansoddi dros amser, mae refeniw fesul cyflogai yn gymhareb a gyfrifir drwy rannu eich cyfanswm refeniw gyda’ch nifer presennol o weithwyr llawn amser.

Cyfradd trosiant gweithwyr

Mae hwn yn fetrig allweddol ar gyfer cadw gweithwyr, a chaiff ei gyfrifo drwy gymryd nifer y gweithwyr a adawodd y cwmni yn ystod cyfnod penodol a rhannu hyn â nifer cyfartalog y gweithwyr ar gyfer y cyfnod.

Amser llenwi

Dyma nifer y dyddiau rhwng cyhoeddi swydd wag a derbyn y cynnig am y swydd, a gyfrifwyd drwy ychwanegu'r amser i lenwi dyddiau ar gyfer pob swydd yr ydych wedi'i llenwi o fewn cyfnod, a rhannu hynny â nifer y rolau. Gall helpu gyda chynllunio busnes a chaniatáu i chi nodi ar ba adegau y mae eich proses recriwtio yn cymryd gormod o amser.

P'un a ydych chi'n fusnes newydd neu'n fusnes sefydledig, mae cael system DPA yn ei lle yn amhrisiadwy ar gyfer gwella eich prosesau busnes a gyrru twf. Am fwy o gyngor ac arweiniad busnes, ewch i wefan Busnes Cymru yn fan hyn.