Sut i gadw eich llyfrau eich hun


business bookkeeping

Yn aml, gall cwmnïau mawr gymryd y gwaith o gadw cyfrifon busnes yn ganiataol. Mae ganddynt adran gyfrifo neu gyllid ac maent yn sicrhau eu bod yn cael ei staffio'n dda. Y staff hynny sy'n ysgwyddo'r holl gyfrifoldeb am reoli'r llyfrau. Ni fydd llawer o Gyfarwyddwyr Rheoli yn gwybod dim mwy am y broses na hynny.

Fodd bynnag, i unig fasnachwyr a pherchnogion busnesau bach, ni allant fforddio moethusrwydd o'r fath. Mae cadw cofnodion ariannol cyfredol a chywir yn un o'u cyfrifoldebau niferus. Gall sut i gadw eich llyfrau eich hun ymddangos yn her go iawn wrth ddechrau busnes. Fel unrhyw beth arall, fodd bynnag, ar ôl i chi ei dorri i lawr a dod yn fwy cyfarwydd ag o, mae hyn mewn gwirionedd yn llawer symlach nag y mae'n ymddangos.

I'ch helpu ar y ffordd, rydym wedi llunio'r canllaw defnyddiol hwn ar sut i gadw eich llyfrau. Byddwn yn trin a thrafod beth mae cadw cyfrifon busnes yn ei olygu ac yn cynnig rhai awgrymiadau ar sut orau i reoli'r broses. Ochr yn ochr â hynny, byddwn yn siarad am yr hyn y mae Cyllid a Thollau EM ei angen gennych chi a pham fod trefn dda o gadw llyfrau yn allweddol i unrhyw fusnes bach. Os hoffech wybod mwy, mae Busnes Cymru yn cynnal Gweithdai Cadw Llyfrau ar hyd a lled Cymru yn rheolaidd ar gyfer busnesau Cymru.

Beth yw Cadw Llyfrau Busnes?

Nid yw cadw llyfrau a chyfrifo'r un fath. Mae hynny'n gamsyniad cyffredin. Dim ond un elfen o gyfrifo yw cadw llyfrau. Mae'n elfen sylfaenol a hanfodol, ond dim ond un o nifer o agweddau o gyfrifo ydi hyn yn gyffredinol.

Y rhan o gyfrifyddu y mae cadw llyfrau yn cyfeirio ato yw'r broses o gadw a threfnu cofnodion. Cofnodi trafodion, gwerthiannau a holl weithgareddau ariannol eraill busnes. Mae cyfrifyddu / cyfrifo yn broses ehangach. Mae'n cynnwys dehongli, dadansoddi a dosbarthu'r data ariannol a gesglir trwy gadw llyfrau.

Mae cadw cyfrifon busnes yn hanfodol i'r broses gyfrifo gyfan. Nid dyna'r unig reswm pam ei bod yn bwysig i fasnachwyr unigol a busnesau bach ddeall sut i gadw eu llyfrau eu hunain. Gadewch i ni ystyried pam mae materion cadw cyfrifon busnes yn bwysig.

Pam ei bod yn hanfodol cadw eich llyfrau mewn trefn

Ar ddiwedd 2017 roedd dros 240,000 o fusnesau bach a chanolig yng Nghymru. Mae'r rhain yn cwmpasu pob math o ddiwydiannau a sectorau. Maent hefyd yn cwmpasu masnachwyr unigol, partneriaethau a chwmnïau cyfyngedig. Yr hyn sy'n gyffredin i bob un ohonynt yw pwysigrwydd cadw llyfrau busnes.

Mae'n rhaid i berchnogion busnes ac unig fasnachwyr feddu ar ddealltwriaeth dda o iechyd ariannol eu cwmni. Dyna'r unig ffordd y gallant gynnal llif arian iach. Mae hefyd yn golygu y gellir nodi unrhyw broblemau neu dueddiadau sy'n gallu peri gofid a gweithredu arnynt yn gyflymach. Yr unig ffordd i gynnal y ddealltwriaeth honno yw drwy gadw cofnodion ariannol cywir a chyfredol.

Mae yna hefyd reswm arall, mwy ymarferol a phragmatig pam y dylech sicrhau bod eich llyfrau mewn cyflwr da. Yn syml, mae hynny oherwydd bod Cyllid a Thollau EM yn ei wneud yn ofyniad. Maent yn mynnu bod unig fasnachwyr a chwmnïau cyfyngedig fel ei gilydd yn cadw cofnodion ariannol penodol. Mae masnachwyr unigol eu hangen er mwyn ffeilio ffurflenni treth hunanasesu cywir. Rhaid i gwmnïau cyfyngedig ffeilio cyfrifon blynyddol a ffurflenni treth cwmni. Cam cyntaf pwysig wrth ddysgu sut i gadw'ch llyfrau eich hun yw darganfod beth mae CThEM yn mynnu ei gael gennych chi.

Cadw Llyfrau Busnes & CThEM

Os ydych chi'n rhedeg busnes neu yn gweithio i chi'ch hun, bydd CThEM yn ei gwneud yn ofynnol i chi gadw cofnodion. Bydd yr union gofnodion y bydda' nhw eu hangen gennych chi yn amrywio o un busnes ac o un unigolyn i'r llall. Bydd yn dibynnu ar faint a chymhlethdod eich busnes, y math o dreth y mae'n rhaid i chi ei dalu ac a oes angen i chi gofrestru ar gyfer TAW.

Yn gyffredinol, argymhellir bob amser eich bod yn cadw golwg ar yr holl incwm a gwariant sy'n gysylltiedig â'ch busnes. Mae hynny'n golygu bod CThEM fel arfer yn disgwyl i chi gadw cofnod o nifer o wahanol fathau o drafodion. Byddant hefyd yn mynnu eich bod yn cadw dogfennau penodol fel tystiolaeth ategol.

Cofnodion nodweddiadol a dogfennau i'w cadw

  • Cofnodion o Incwm Gwerthiannau – Mae'n rhaid i chi gofnodi'r holl dderbyniadau gwerthiannau a busnes wrth iddynt ddod i mewn. Mae'n well cadw'r cofnodion hyn mewn llyfr arian parod neu daenlen gyfrifiadurol sydd wedi'i neilltuo ar gyfer y pwrpas hwnnw. Mae' rhaid i chi hefyd gofio cynnwys unrhyw nwyddau neu wasanaethau rydych chi'n eu cyfnewid am rywbeth heblaw arian (fel nwyddau eraill ac ati). Gelwir y rhain yn drafodion ffeirio. Mae cadw tystiolaeth ategol o werthiannau hefyd yn hanfodol. Bydd hynny'n cynnwys anfonebau, datganiadau banc yn rhoi manylion yr arian a dderbyniwyd a slipiau talu i mewn.
  • Cofnodion o Bryniannau a Threuliau – Mae'n rhaid i chi gadw cofnodion cywir o'r holl arian sy'n mynd allan o'ch busnes. Dylid cofnodi pob pryniant neu wariant a chadw anfonebau neu dderbynebau ategol.
  • Tyniadau Personol – Mae'n rhaid i chi gadw cofnod o'r arian y byddwch chi'n ei dynnu allan o'ch busnes ar gyfer eich defnydd personol eich hun neu ar gyfer cael ei ddefnyddio gan eich teulu. Mae hyn yn cynnwys tyniadau o'r pot arian mân yn ogystal â chodi arian o gyfrifon banc busnes.
  • Datganiadau Banc a Chymdeithas Adeiladu - Dylech gadw neu gael mynediad at ddatganiadau o unrhyw gyfrif lle mae arian wedi cael ei dalu neu ei gredydu i'ch busnes. Mae angen i chi hefyd gadw datganiadau ar gyfer cyfrifon y tynnwyd arian ohonynt ar gyfer treuliau busnes. Os nad oes gennych gyfrifon banc busnes ar wahân, mae angen i chi nodi pa drafodion sy'n bersonol a pa rai sy'n drafodion busnes.
  • Cofnodion Ariannu / Cyllido o Ffynonellau Preifat – Mae'n rhaid i chi gofnodi unrhyw arian preifat a ddygir i mewn i'ch busnes. Mae hynny'n cynnwys arian gan deulu, etifeddiaeth neu gyllid o fenthyciad personol
  • Stoc & Gwaith sydd Ar y Gweill – Ar ddiwedd eich blwyddyn gyfrifo (mae mwy am hyn isod), dylech ymgymryd â chyfrifiad stoc cywir. Yna gallwch gofnodi gwerth y stoc sydd gan eich busnes, yn ogystal ag unrhyw waith sydd ar y gweill.
  • Gwybodaeth am y Gyflogres neu Daliadau Is-Gontractwr – Mae angen i gwmnïau sy'n cyflogi staff gadw cofnodion cyflogres. Mae'r rhain yn cefnogi'r didyniadau o'ch cyfrifon sy'n ymwneud â thalu cyflogau neu fudd-daliadau i weithwyr. Dylid cofnodi taliadau i weithwyr llawrydd ac isgontractwyr. Mae'n well cadw pob anfoneb a datganiad banc sy'n ymwneud â thaliadau o'r fath yn ogystal â gwybodaeth am yr holl bensiynau'r gweithle.

 

Cwmnïau Hunangyflogedig neu Gyfyngedig

Fel y crybwyllwyd gennym yn gynharach, mae beth yn union mae Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi ei angen arnoch yn dibynnu ar eich amgylchiadau unigol. Mae gan unigolion hunangyflogedig sy'n rhedeg eu busnes eu hunain gyfrifoldebau penodol. Mae gwahanol ofynion yn cael eu gosod ar berchnogion cwmnïau cyfyngedig. Gadewch i ni redeg drwy ychydig o feysydd allweddol sy'n ymwneud â Chyllid a Thollau EM a chadw cyfrifon busnes. Wrth i ni wneud hynny, byddwn yn trafod beth sy'n wahanol i unigolion hunangyflogedig a pherchnogion cwmnïau cyfyngedig.

Beth y mae'n Rhaid i Chi ei Gyflwyno a'i Ffeilio

Gadewch i ni ddechrau gyda ffeithiau sylfaenol am yr hyn y bydd CThEM yn gofyn i chi eu darparu'n gorfforol. Os ydych chi'n hunangyflogedig, bydd angen i chi ffeilio ffurflen dreth hunanasesu. Bydd angen i chi nodi manylion elw a cholled cywir. Efallai y bydd angen i chi hefyd gynnwys data ariannol arall am eich busnes.

Heb gadw cyfrifon busnes da, ni fyddwch yn gallu gwneud hynny. Yn gyffredinol, ni fydd yn rhaid i chi gyflwyno'ch cyfrifon na'ch cofnodion i CThEM. Fodd bynnag, os byddant yn dewis gwirio'ch ffurflen, byddant yn gofyn amdanynt.

Mae pethau ychydig yn fwy cymhleth i gwmnïau cyfyngedig. Yn hytrach na ffurflen dreth hunanasesu, mae'n rhaid iddynt gyflwyno ffurflen dreth cwmni. Bydd angen cofnodion ariannol cywir, cyfredol i'w cwblhau. Mae hefyd yn ofyniad statudol i gwmnïau cyfyngedig gyflwyno cyfrifon blynyddol. Mae hynny'n dystiolaeth eu bod yn cadw eu llyfrau yn unol â gofynion CThEM.

Pryd y mae'n Rhaid i Chi Ffeilio

Rhaid i unigolion hunangyflogedig ffeilio ffurflen dreth hunanasesu ar gyfer pob blwyddyn dreth. Mae'r flwyddyn dreth yn rhedeg o 6 Ebrill tan 5 Ebrill. Bydd y rhan fwyaf o bobl yn ffeilio'r ffurflenni hyn ar-lein. Os gwnewch hyn, bydd gennych tan 31 Ionawr y flwyddyn ganlynol i gyflwyno ffurflen dreth. Mae'r un dyddiad cau yn berthnasol i dalu unrhyw dreth y mae'r ffurflen yn ei datgelu sy'n ddyledus gennych chi. Dim ond os yw Cyllid a Thollau EM am wirio dilysrwydd ffurflen y gofynnir am gofnodion cynhwysfawr neu gyfrifon cwmni.

Gall perchnogion cwmnïau cyfyngedig ddewis i'w blwyddyn gyfrifo ddod i ben pryd bynnag y dymunant. Mae incwm trethadwy ar gyfer unig fasnachwyr a phartneriaethau yn dal i gael ei gyfrifo ar sail 6 Ebrill i 5 Ebrill. Mae hynny'n golygu ei bod yn gwneud synnwyr iddynt gadw at y flwyddyn gyfrifo draddodiadol. Rhaid i bob cwmni cyfyngedig wneud rhai cyflwyniadau penodol i CThEM ar gyfer pob blwyddyn gyfrifo.

Mae'n rhaid ffeilio cyfrifon cwmni cychwynnol o fewn 21 mis o gofrestru cwmni gyda Thŷ'r Cwmnïau. Rhaid wedyn ffeilio cyfrifon blynyddol ar gyfer pob cyfnod cyfrifo o fewn naw mis i ddiwedd pob blwyddyn gyfrifo. Rhaid i gwmnïau ffeilio ffurflen dreth cwmni yn flynyddol hefyd. Os nad ydych yn cadw cofnodion cywir neu os nad ydych yn eu cyflwyno pan fo angen, bydd CThEM yn eich cosbi. Gellir codi dirwy o £3,000 neu efallai y cewch eich diarddel fel cyfarwyddwr cwmni hyd yn oed.

Pa Mor Hir Ddylech Gadw Cofnodion

Mae Cyllid a Thollau EM yn mynnu eich bod yn cadw cofnodion ariannol am gyfnod estynedig. Ar gyfer unigolion hunangyflogedig neu aelodau o bartneriaeth, maent yn gofyn i chi gadw eich cofnodion am o leiaf bum mlynedd. Mae hynny'n golygu o leiaf bum mlynedd o 31 Ionawr yn dilyn y flwyddyn dreth y mae'r ffurflen dreth yn ymwneud â hi.

Rhaid cadw cofnodion cwmnïau cyfyngedig ar gyfer unrhyw flwyddyn gyfrifo am chwe blynedd o ddiwedd y cyfnod hwnnw. Os yw cwmni'n anfon ffurflen dreth yn hwyr neu'n destun gwiriad cydymffurfiaeth, yna fe ellir ymestyn y terfyn amser ar gyfer cadw cofnodion.

Awgrymiadau ar sut i gadw eich llyfrau eich hun

Does dim amheuaeth bod cadw cyfrifon busnes yn bwysig. Mae'n helpu perchnogion busnesau i gadw gafael gadarn ar iechyd ariannol eu cwmni. Drwy wneud hynny, gallant ymateb i unrhyw broblemau neu newidiadau yn y farchnad a hyd yn oed eu rhagweld. Efallai y bydd yn eu helpu i adnabod ei bod yn amser chwilio am gyllid neu ddangos ffyrdd o dorri costau. Mae cadw llyfrau da hefyd yn hanfodol i fodloni'r gofynion a bennwyd gan CThEM.

Erbyn hyn fe ddylai fod gennych syniad da o'r mathau o gofnodion y mae angen i chi eu cadw. Dylech hefyd wybod beth mae CThEM yn gofyn i chi ei wneud gyda nhw a phryd. Yr hyn yr ydym am ei gynnig i chi nawr, yw rhai awgrymiadau ymarferol ar gyfer cadw eich llyfrau eich hun. Detholiad yn unig yw'r rhain o gynghorion sylfaenol a all wneud cadw busnes yn rhywbeth hawdd ar gyfer y busnesau lleiaf, ieuengaf.

Dechreuwch ar y Droed Iawn

Ni ddylai cadw llyfrau fod yn eil beth. Mae hynny'n sicr o arwain at gofnodion ariannol nad yw'n fanwl gywir ac fe fydd hynny'n achosi pob math o broblemau yn ddiweddarach. O'r diwrnod cyntaf wedi i chi sefydlu pethau, dylech ddechrau cadw cofnod o'ch trafodion ariannol.

Mae'r costau o ddechrau a rhedeg eich cwmni yn cyfri fel rhan annatod o gadw llyfrau. Mae hyn, does ots sut yr ydych yn edrych arno, yn ddiffiniad gwirioneddol o dreuliau busnes. Mae hynny'n eu gwneud yn bwysig ar gyfer eich ffurflen dreth. Peidiwch â meddwl am nad ydych wedi llwyddo i werthu dim byd, nad oes raid i chi ddechrau cadw cofnodion.

Gwneud Yr Arferiad o Gadw Cofnod o’ch Treuliau fel Rhywbeth Ail Natur i Chi

Mae dysgu i gadw golwg ar eich treuliau'n gywir yn allweddol i bob busnes. Mae angen i chi ddod i'r arferiad o wneud cofnod o bob gwariant sy'n gysylltiedig â busnes. Gellir hawlio am unrhyw gost o'r fath, sydd at ddibenion busnes yn gyfan gwbl, wrth ffeilio'ch ffurflen dreth.

Mae hynny'n golygu y dylech gadw derbynebau ar gyfer pryniannau bach yn ogystal ag anfonebau am dreuliau mawr. Ni ddylid anghofio am brynu pethau fel llyfrau stampiau neu ddeunydd ysgrifennu. Mae'n rheol dda i chi gofio gofyn am dderbynneb am bob pryniant a wnewch.  

Mae cadw golwg ar dreuliau eraill hefyd yn bwysig. Rhaid ystyried costau tanwydd neu lety ar gyfer teithiau busnes. Os ydych chi'n gweithio gartref, gallwch hefyd ystyried bod cyfran o'ch biliau cyfleustodau yn dreuliau busnes. Mae'r rhain i gyd yn ffigurau a symiau y mae angen i chi gadw cofnod ohonynt

Sefydlwch System

Tydi cadw cyfrifon busnes ddim yn rhyw ddirgelwch mawr o gwbl ond tydi hyn ddim yn syml ychwaith. Er mwyn ei wneud yn iawn, mae angen i chi fynd wynebu'r broses mewn ffordd broffesiynol. Penderfynwch pa system rydych chi'n mynd i'w defnyddio i gadw'ch llyfrau ar y dechrau.

Fe all hyn olygu defnyddio darn penodol o feddalwedd cadw cyfrifon. Fe all hefyd olygu creu un neu gasgliad o daenlenni Excel. Os ydy'n well gennych chi, gallech ddefnyddio llyfr arian parod hen ffasiwn a bocs ffeil. Pa bynnag system sydd orau gennych, gwnewch yn siŵr bod gennych chi un a chadwch ati.

Yn yr un modd, mae hefyd yn bwysig datblygu trefn ar gyfer cadw cyfrifon eich busnes. Mae gormod o berchnogion busnes yn ei adael fel tasg ar gyfer nosweithiau neu benwythnosau. Tydi hynny ddim yn beth call i'w wneud. Dylech neilltuo amser ar gyfer y broses pan fyddwch chi'n gallu rhoi sylw teilwng iddo. Mae hefyd yn syniad da trefnu, coladu a gwirio eich cofnodion ariannol yn rheolaidd. Bydd gwneud hynny ar ddiwedd pob wythnos neu fis yn gwneud eich bywyd yn llawer haws ar ddiwedd y flwyddyn.