Cylch Gorchwyl
Grŵp Banc Datblygu Cymru ("y Grŵp")
Pwyllgor Archwilio a Risg
Cyfansoddiad
- 1. Mae Bwrdd Cyfarwyddwyr Banc Datblygu Cymru ccc ("y Bwrdd") drwy hyn yn penderfynu sefydlu pwyllgor o'r Bwrdd a elwir yn Bwyllgor Archwilio a Risg Grŵp Datblygu Banc Cymru ('y pwyllgor').
Pwrpas
- 2. Sicrhau bod unrhyw sicrwydd a ddarperir gan y Bwrdd i randdeiliaid allanol yn ddigonol, yn ddibynadwy, yn ddilys ac yn cael ei gefnogi gan sicrwydd priodol a dderbynnir gan y Bwrdd a gan reolaeth y sefydliad, gan gynnwys cyfrifoldeb y Prif Weithredwr dros sicrhau rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth am arian ar gyfer y defnydd o arian cyhoeddus a ddarperir gan Lywodraeth Cymru.
Aelodaeth a phresenoldeb
- 3. Rhaid i'r Bwrdd benderfynu ar aelodaeth y pwyllgor a bydd yn cynnwys o leiaf ddau aelod anweithredol. Bydd pob aelod yn gyfarwyddwyr anweithredol. Bydd gan o leiaf un aelod brofiad diweddar a pherthnasol o'r sector ariannol neu brofiad cyfrifo.
- 4. Ni fydd y Cadeirydd na Phrif Weithredwr Banc Datblygu Cymru ccc yn aelodau o'r pwyllgor.
- 5. Oni bai bod aelod o'r pwyllgor yn galw cyfarfod preifat, bydd y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Cyllid a Gweinyddiaeth, cynrychiolydd o Lywodraeth Cymru ac Archwilwyr Mewnol ac Allanol y grŵp yn mynychu cyfarfodydd y pwyllgor.
- 6. Bydd y Bwrdd yn penodi Cadeirydd y Pwyllgor. Yn absenoldeb Cadeirydd y Pwyllgor, bydd yr aelodau sy'n bresennol yn ethol un ohonynt eu hunain i gadeirio'r cyfarfod.
- 7. Bydd Ysgrifennydd y Cwmni neu ei enwebai yn gweithredu fel ysgrifennydd y pwyllgor.
Cworwm
- 8. Y cworwm sy'n angenrheidiol ar gyfer trafod busnes fydd dau aelod. Bydd cyfarfod a gafodd ei gynnull yn briodol lle mae cworwm yn bresennol yn gymwys i ymarfer yr holl awdurdodau, pwerau a disgresiynau a freiniwyd yn y pwyllgor.
Amlder cyfarfodydd
- 9. Bydd y pwyllgor yn cyfarfod o leiaf dair gwaith y flwyddyn. Gall yr Archwilwyr Mewnol neu Allanol ofyn am gyfarfod os ydynt yn credu ei fod yn angenrheidiol.
Cofnodion cyfarfodydd
- 10. Bydd yr ysgrifennydd yn cofnodi gweithrediadau pob cyfarfod o'r pwyllgor gan gynnwys enwau'r rhai sy'n bresennol ac yn mynychu.
- 11. Bydd cofnodion y cyfarfodydd yn cael eu dosbarthu'n brydlon i holl aelodau'r pwyllgor a'r rhai sy'n mynychu.
Dyletswyddau
- 12. Bydd y pwyllgor yn cyflawni'r dyletswyddau isod ar gyfer y rhiant-gwmni, is-ymgymeriadau a'r grŵp cyfan fel y bo'n briodol:
Adrodd Ariannol
- 13. Adolygu cysondeb ac unrhyw newidiadau i bolisïau cyfrifyddu bob blwyddyn ac ar draws Grŵp Datblygu Banc Cymru.
- 14. Adolygu'r dulliau cyfrifo a ddefnyddir ac amcangyfrifon a wneir gan y rheolwyr, yn enwedig lle mae dulliau gweithredu gwahanol yn bosibl.
- 15. Adolygu a yw'r rheolwr wedi dilyn safonau cyfrifo priodol a gwneud rhagdybiaethau a dyfarniadau priodol gan gynnwys ystyriaethau busnes sy'n mynd i gymryd barn yr archwiliwr allanol i ystyriaeth.
- 16. Bydd y pwyllgor yn adolygu'r adroddiad blynyddol a'r datganiadau ariannol a lle bo'n briodol bydd yn argymell newidiadau cyn iddynt gael eu hargymell i'r Bwrdd i'w cymeradwyo.
Rheolaeth, rheolaeth fewnol a systemau rheoli risg
- 17. Adolygu effeithiolrwydd systemau rheoli mewnol a rheoli risg Banc Datblygu Cymru.
- 18. Adolygu Cynlluniau Gwaith Cydymffurfiaeth a Sicrwydd Ansawdd a derbyn adroddiad blynyddol yn ymwneud â digonolrwydd adnoddau ac effeithiolrwydd eu gweithrediad.
- 19. Adolygu gohebiaeth gan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol ac unrhyw ddatganiadau sicrwydd a anfonir at Lywodraeth Cymru.
- 20. Derbyn adroddiadau blynyddol yn ymwneud ag adolygiad y Gofrestr Anrhegion / Rhoddion a Lletygarwch, datganiadau o ddiddordeb ac ymdriniaethau personol yn ogystal â hawliadau costau uwch swyddogion ac aelodau'r bwrdd.
- 21. Adolygu pob polisi bob blwyddyn o leiaf.
- 22. Derbyn copïau o unrhyw adroddiadau arbennig, ymchwiliadau, adroddiadau gorfodol neu adroddiadau rheolaeth fewnol.
- 23. Adolygu ac argymell i'r Bwrdd gynnwys yr Adroddiad Strategol, y Brif wybodaeth Risg, yr adroddiad Cyfrifoldeb Cymdeithasol Corfforaethol a'r Datganiad Llywodraethu Corfforaethol a gynhwysir yn yr adroddiad blynyddol a'r cyfrifon.
- 24 Adolygu a thrafod unrhyw adroddiadau gan yr archwilwyr allanol ar ddyfarniadau beirniadol a pholisïau cyfrifyddu gan gynnwys ymateb rheolwyr.
Seinio rhybudd a thwyll
- 25. Adolygu trefniadau Grŵp Datblygu Banc Cymru i'w weithwyr allu codi pryderon yn gyfrinachol am gamweddau posibl mewn adroddiadau ariannol neu faterion eraill. Rhaid i'r pwyllgor sicrhau bod y trefniadau hyn yn caniatáu ymchwiliad cymesur ac annibynnol i faterion o'r fath a gweithredu dilynol priodol.
- 26. Adolygu gweithdrefnau'r cwmni ar gyfer canfod ac atal twyll gan gynnwys y Cynllun Ymateb i Dwyll.
Archwiliad mewnol
- 27. Monitro ac adolygu effeithiolrwydd archwilwyr mewnol Grŵp Datblygu Banc Cymru yng nghyd-destun y system rheoli risg gyffredinol.
- 28. Adolygu'r cynllun archwilio mewnol a sicrhau bod gan yr archwilwyr mewnol fynediad priodol at gofnodion busnes a gwybodaeth i'w galluogi i berfformio eu gweithgareddau archwilio yn effeithiol, gan sicrhau gwrthrychedd a hynny'n unol â'r safonau proffesiynol perthnasol.
- 29. Adolygu'r holl adolygiadau archwilio mewnol a baratowyd gan yr archwilwyr mewnol yn brydlon a monitro ymatebolrwydd y rheolwyr i'r canfyddiadau a'r argymhellion.
- 30. Cyfarfod â'r archwilwyr mewnol o leiaf unwaith y flwyddyn heb i'r rheolwyr fod yn bresennol i drafod telerau eu hymgysylltiad, ac unrhyw faterion sy'n codi o'r adolygiadau archwilio mewnol a gynhaliwyd.
- 31. Adolygu'r fanyleb tendr ar gyfer caffael gwasanaethau archwilio mewnol, gan gynnwys y ffioedd a godir gan ystyried gwasanaethau eraill y gall y cwmni perthnasol eu darparu gan sicrhau nad yw'r rhain yn effeithio ar eu gwrthrychedd.
- 32. Cymeradwyo penodi a symud yr Archwilwyr Mewnol ymaith yn unol â'u telerau ymgysylltu neu fel yr argymhellwyd gan y Prif Weithredwr.
Archwiliad allanol
- 33. Goruchwylio perthynas yr archwilwyr allanol gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:
- Asesu eu hannibyniaeth a'u gwrthrychedd gan ystyried gofynion proffesiynol a rheoliadol perthnasol a'r berthynas gyda'r cwmni archwilio yn ei gyfanrwydd gan gynnwys darparu gwaith nad yw'n rhan o waith archwilio.
- Adolygu'r cynllun archwilio blynyddol a'r telerau ymgysylltu, gan gynnwys y ffioedd a godir.
- Argymell eu hail benodi cyn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.
- Monitro cydymffurfiad yr archwilydd â chanllawiau moesegol a phroffesiynol perthnasol ar gylchdroi partneriaid archwilio, lefel y ffioedd a dalwyd gan Grŵp Banc Datblygu Cymru o'i gymharu ag incwm ffi gyffredinol y cwmni.
- Asesu effeithiolrwydd y broses archwilio.
- Sicrhau bod gweithgareddau'r archwilwyr mewnol yn cael eu cydlynu â'r rhai a berfformir gan y cwmni archwilio allanol.
- 34. Bydd y pwyllgor yn cwrdd â'r archwilwyr allanol o leiaf unwaith y flwyddyn heb fod y rheolwyr yn bresennol i drafod eu cylch gorchwyl ac unrhyw faterion sy'n deillio o'r archwiliad.
- 35. Bydd y pwyllgor yn adolygu a chymeradwyo'r cynllun archwilio blynyddol a sicrhau ei fod yn gyson â chwmpas yr ymgysylltiad archwilio
- 36. Bydd y pwyllgor yn adolygu canfyddiadau'r archwiliad gyda'r archwilwyr allanol, gan gynnwys trafodaeth ond heb fod yn gyfyngedig i unrhyw brif faterion sy'n deillio o'r archwiliad, unrhyw farn gyfrifeg ac archwilio yn ogystal â lefel y camgymeriadau a nodwyd yn ystod yr archwiliad.
- 37. Bydd y pwyllgor hefyd yn adolygu unrhyw lythyr cynrychiolaeth sy'n ofynnol gan yr archwilwyr allanol cyn iddynt gael eu cymeradwyo i'w harwyddo gan Fwrdd Banc Datblygu Cymru ccc.38. Bydd y pwyllgor yn adolygu ymatebion y rheolwyr i ganfyddiadau ac argymhellion yr archwilydd.
Adrodd
- 39. Bydd cadeirydd y pwyllgor yn rhoi adborth i Fwrdd Banc Datblygu Cymru ccc ar bob mater o fewn ei ddyletswyddau a'i gyfrifoldebau.
- 40. Bydd y pwyllgor yn gwneud pa bynnag argymhellion i'r Bwrdd y mae'n barnu eu bod yn briodol ar unrhyw faes o fewn ei gylch gorchwyl.
- 41. Rhaid i'r pwyllgor adrodd i Bwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yr Adran Economi a Seilwaith o leiaf unwaith y flwyddyn ar ôl cyflawni ei ddyletswyddau.
Materion eraill
- 42. Bydd gan y pwyllgor fynediad at adnoddau digonol er mwyn cyflawni ei ddyletswyddau gan gynnwys mynediad at ysgrifenyddiaeth y cwmni am gymorth yn ôl yr angen.
- 43. Bydd y pwyllgor yn cael gwybodaeth a hyfforddiant priodol ar ffurf rhaglen ymsefydlu ar gyfer aelodau newydd ac ar sail barhaus ar gyfer yr holl aelodau.
- 44. Bydd y pwyllgor yn adolygu ei gyfansoddiad a'i gylch gorchwyl o leiaf unwaith y flwyddyn i sicrhau ei fod yn gweithredu ar yr effeithiolrwydd gorau ac yn argymell unrhyw newidiadau y mae'n barnu eu bod yn angenrheidiol i'r Bwrdd eu cymeradwyo.
Awdurdod
- 45. Mae'r Pwyllgor wedi cael ei awdurdodi gan y Bwrdd i ymchwilio i unrhyw weithgaredd o fewn y cylch gorchwyl hwn ac i ofyn am unrhyw wybodaeth y mae ei angen arno gan staff, ac mae'n ofynnol iddynt hwythau gydweithredu gyda'r pwyllgor, wrth gynnal ei ymholiadau. Mae'r pwyllgor wedi cael ei awdurdodi i gael cyngor proffesiynol annibynnol os yw'n ystyried bod hyn yn angenrheidiol. Dylid caffael y gwasanaethau proffesiynol hyn trwy Ysgrifennydd y Cwmni.
- 46. Mae'r pwyllgor wedi'i awdurdodi i ystyried unrhyw faterion eraill y gofynnir amdanynt gan y Bwrdd.
