Arian parod yw enaid cwbl hanfodol unrhyw fusnes. Mae Chris Thomas, Cyfarwyddwr Cyllid gydag SME Finance Partners, yn rhoi ei awgrymiadau da ar sut y gall busnesau reoli llif arian yn effeithiol isod
Pwysigrwydd rheoli arian parod
Heb arian ni all unrhyw fusnes weithredu'n llwyddiannus. Mae llawer o berchnogion busnes yn dweud “Rwy’n broffidiol ond ni allaf weld hynny yn y banc”. Dyma lle mae dealltwriaeth o lif arian yn dod yn bwysig, gan nad yw elw yr un peth ag arian parod.
Gydag amgylchedd economaidd heriol o chwyddiant uchel, cyfraddau llog yn codi, twf isel a gwir boendod dyledion yn dilyn Covid, mae rheolaeth arian parod effeithiol yn hanfodol er mwyn ymdopi â chyfnodau ansicr.
Felly, beth yw rheolaeth arian parod effeithiol? Yn y bôn, mae’n golygu bod gan fusnes ddigon o arian parod i weithredu’n normal heb ofid, bod arian parod yn cael ei gynhyrchu o werthiannau sy’n galluogi cyflenwyr, gweithwyr, Cyllid a Thollau EM a benthyciadau i gael eu talu ar amser, ac mae gan y busnes welededd da dros arian parod hyd y gellir ei ragweld.
Syniadau da ar sut i reoli llif arian yn effeithiol
Elw yn erbyn arian parod
Mae cynhyrchu elw a chynhyrchu arian parod yn bethau gwahanol. Nid yw busnesau proffidiol o reidrwydd yn cynhyrchu arian parod, a gall hyd yn oed busnesau proffidiol redeg allan o arian parod. Nid yw all-lifau arian parod fel ad-daliadau benthyciad a gwariant cyfalaf yn dreuliau elw a cholled a gallant gael effaith fawr ar lif arian. Os oes gan fusnes ddyled sylweddol (benthyciadau) yna mae'n rhaid iddo wneud elw digonol i alluogi'r busnes i ad-dalu'r benthyciadau hyn, ac os nad oes ganddo, mae'n debygol o ddioddef pwysau arian parod. Mae'n bwysig deall a meintioli beth yw eich ad-daliadau dyled blynyddol (cyfeirir atynt fel costau gwasanaeth dyled), a chynllunio neu gyllidebu i wneud elw sy'n ddigon cyfforddus i dalu ac ad-dalu'r lefel honno o ddyled.
Yn yr un modd, mae cyfalaf gweithio (dyledwyr, stoc a chredydwyr) yn cael effaith sylweddol ar arian parod. Os bydd eich cwsmeriaid yn eich talu ar gyfartaledd mewn 60 diwrnod, ond bod yn rhaid i chi dalu eich cyflenwyr o fewn 30 diwrnod, yna mae diffyg cyfalaf gweithio cyson y mae angen ei ariannu.
Deall eich sefyllfa arian parod
Bydd perchennog busnes yn gwybod a yw’n teimlo pwysau arian parod, ond ffordd hawdd o asesu hyn fyddai edrych ar eich costau arian parod gweithredu blynyddol (cyflogres, rhent, ardrethi, yswiriant, gorbenion, ad-daliadau benthyciad) o’ch cyfrifon blynyddol, a rhannu hyn gyda 12 mis i ddeall eich cost arian parod gweithredu misol ar gyfartaledd. Bydd cymharu hynny â’r balans banc cyfartalog dros y 12 mis diwethaf yn dweud wrthych faint o “sicrwydd arian parod” sydd gennych.
Yn ddelfrydol, byddai hynny'n werth tri mis o yswiriant, gan ddarparu lefel gyfforddus o arian parod. Byddai unrhyw beth dros dri mis o arian wrth gefn yn rhywbeth a fyddai’n cael ei ystyried mewn sefyllfa ariannol gref; unrhyw beth llai na thri mis o arian parod wrth gefn ac mae hyn yn golygu bod arian parod yn dynnach. Mae pob busnes yn wahanol, ac efallai na fydd angen cymaint o arian parod ar fusnesau ffordd o fyw llai, ond mae’r rhan fwyaf o fusnesau bach a chanolig, a reolir gan berchnogion a welwn yng Nghymru yn perthyn i’r categori lle gall arian parod fod yn brin, sy’n gofyn am fwy o ffocws ar reoli arian parod oherwydd bod unrhyw arian parod yn brin gallai newidiadau annisgwyl greu pwysau arian parod.
Rhagweld eich arian parod
Os yw arian parod yn brin yna bydd rhagolwg syml yn rhoi gwelededd dros “bwyntiau cyfyng” posibl, gan osgoi unrhyw bethau annisgwyl cas a’ch galluogi i gymryd camau unioni mewn pryd. Mae rhagolwg arian parod treigl wythnosol ar gyfer y 13 wythnos nesaf yn hanfodol gan y bydd hyn yn cynnwys taliadau mwy “talpiog” fel taliadau cyflenwyr mawr, gwariant cyfalaf, a TAW neu rent chwarterol. Bydd rhagolwg arian parod yn dangos eich balans banc agoriadol, ac yn ôl amcangyfrif yr wythnos, arian parod yn dod i mewn ac arian parod yn mynd allan ar gyfer y gyflogres, taliadau cyflenwyr, debydau uniongyrchol ac ati, i roi rhagolwg o falans banc terfynol wythnosol i chi.
Efallai y bydd rhagweld eich sefyllfa arian parod yn swnio'n anodd, ond mae'n eithaf syml. Mae taenlen syml yn aml yn gweithio'n dda, ac os nad yw'r cwmni wedi gwneud un o'r blaen, gallai cynghorydd neu gyfrifydd gefnogi hyn yn gyflym. Gellir rhagweld costau gyda pheth sicrwydd, gan fod eitemau fel rhent, ardrethi, yswiriant, debydau uniongyrchol ac ad-daliadau benthyciad yn rhagweladwy, tra gellir amcangyfrif y gyflogres yn seiliedig ar gyfartaleddau hanesyddol. Gall fod yn anoddach rhagweld gwerthiannau, ac os nad oes sicrwydd ynghylch y rhain yna bydd defnyddio tybiaethau rhesymol yn seiliedig ar fasnachu hanesyddol yn gwneud y gamp. Unwaith y bydd wedi'i sefydlu, dylid ei gadw'n gyfredol bob wythnos, ac mae cael rhywbeth du a gwyn i lawr yn helpu i roi mwy o welededd ac osgoi unrhyw bethau annisgwyl annifyr.
Rheolaeth gredyd gref
Gwnewch yn siŵr eich bod chi'n cael eich talu ar amser am y gwaith rydych chi wedi'i wneud! Anfonwch eich anfonebau allan yn gyflym ac yn effeithlon heb oedi i sicrhau bod arian parod yn dod i mewn. Mae systemau cyfrifo cwmwl modern fel Xero, Quickbooks a SAGE Cloud yn eich galluogi i anfon anfonebau yn electronig, gan helpu i gyflymu'r broses anfonebu. Gellir defnyddio'r systemau hyn hefyd i anfon nodiadau atgoffa a datganiadau awtomataidd at gwsmeriaid os daw anfonebau'n hwyr, gan helpu i sicrhau eu bod yn cael eu talu. Os na fydd cwsmeriaid yn talu ar amser, peidiwch â'i adael yn rhy hir cyn mynd ar ei ôl oherwydd po hiraf y bydd yn mynd ymlaen, anoddaf yw hi i’w gasglu.
Os yw anfonebau'n mynd yn hen iawn, yna trefnwch bolisi uwch gyfeirio y byddwch yn cadw ato lle byddwch yn anfon nodyn atgoffa terfynol. Gall mynd ar ôl dyled deimlo fel rhywbeth anghyfforddus, ond eich arian chi ydyw, ac oni bai eich bod yn mynd ar eich ôl mae perygl I chi fynd hebddo. Os byddwch yn parhau i fod yn ddi-dâl ar ôl cymryd pob cam rhesymol, yna ystyriwch ymgysylltu â chwmni adennill dyledion sy'n delio â hyn o ddydd i ddydd ac sy'n aml yn cael canlyniadau da.
Adolygu cyfalaf gweithio a'r defnydd o asedau
Mae gan bob busnes arian parod ynghlwm wrth asedau gwahanol, gan gynnwys asedau sefydlog, dyledwyr stoc a masnach. Ond ni allwch ddefnyddio stoc na dyledwyr i dalu'r gyflogres, felly mae trosi'r asedau hyn yn arian parod yn hanfodol.
Adolygwch y gyfradd y caiff stoc ei droi'n werthiant a cheisio gwerthu unrhyw stoc sy'n symud yn araf neu'n segur. Edrychwch i weld a all cyflenwyr gadw stoc llwyth y gallwch gael mynediad ato ond nad oes rhaid i chi dalu amdano oni bai neu hyd nes y caiff ei ddefnyddio.
Mae rhai busnesau yn “ddwys o ran asedau” gyda gwerth sylweddol ynghlwm wrth offer, peiriannau a cherbydau. Os yw arian parod yn brin yna dylid adolygu'r defnydd o asedau i sicrhau bod yr asedau hyn yn cael eu defnyddio'n llawn.
Sicrhewch bod gennych y strwythur ariannu cywir
Mae pob busnes yn wahanol ac felly bydd y strwythur ariannu cywir yn amrywio o fusnes i fusnes. Mae cymaint o wahanol fathau o gyllid: dyled (benthyciadau), ecwiti (buddsoddiad), cyllid anfonebau (cyllid dyledwr), cyllid cyflenwyr (cyllid credydwyr), hurbwrcas (cyllid asedau). Mae'n faes peryglus go iawn, a bydd cael y cyngor proffesiynol cywir yn helpu i sicrhau bod y strwythur ariannu cywir yn cael ei roi ar waith i ariannu'r busnes yn iawn.
Defnyddiwch eich gwybodaeth reoli
Sicrhau bod gan y busnes wybodaeth reoli (GRh) reolaidd, gyfredol a chywir yw’r ffordd orau o fesur perfformiad busnes a gwneud yn siŵr eich bod “ar y trywydd iawn”. Mae'r Dangosyddion Gwybodaeth Rheoli a'r Dangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) diweddaraf yn gweithredu fel arwyddion rhybudd cynnar y gallai perfformiad fod yn dirywio.
Yn ddelfrydol, mae cael rhagolwg neu gyllideb flynyddol y gellir olrhain perfformiad yn ei herbyn yn ddisgyblaeth dda i'r rhan fwyaf o fusnesau. Mae cael Gwybodaeth Rheoli (GRh) a rhagolwg ariannol cadarn yn ofynion allweddol y bydd banciau’n gofyn amdanynt ac yn gofyn amdanynt pan fydd busnes yn chwilio am gyllid, ond maent hefyd yn arfau gwych ar gyfer rheolwyr i helpu i wella perfformiad busnes i sicrhau bod gan y busnes lif arian cadarn.
Adolygwch eich Telerau ac Amodau
Pryd wnaethoch chi adolygu eich Telerau ac Amodau ddiwethaf? Os yw'r telerau talu rydych chi yn eu cynnig i gwsmeriaid yn fwy hael na'r telerau credyd a gewch gan gyflenwyr, yna mae angen ariannu'r gwahaniaeth yn y telerau talu. Os yw newid y rhain yn rhy heriol, yna efallai y bydd angen gweithio o gwmpas hynny. Edrychwch i weld a allwch chi wella telerau credyd gan gyflenwyr neu ystyried a yw cynnig gostyngiad bach i gwsmeriaid am daliad cynharach yn opsiwn. Os na ellir newid telerau, yna mynnwch gyngor ar roi'r cyfleusterau cyfalaf gweithio cywir yn eu lle i gefnogi'r busnes. I rai busnesau sy’n gorfod cynnig telerau credyd i gwsmeriaid, yna gall cyfleuster disgownt anfonebau weithio’n dda lle gallwch dynnu canran o’r anfoneb i lawr ar unwaith, gyda’r gweddill ar gael pan fydd y cwsmer yn talu.
Astudiaeth achos
Yn ddiweddar bu SME Finance Partners yn gweithio gyda busnes cludo hylif swmp arbenigol cynyddol a oedd wedi tyfu’n gyflym, wedi cymryd dyled sylweddol ac a oedd dan bwysau arian parod cyson.
Ein blaenoriaeth gyntaf oedd deall eu sefyllfa arian parod, ac o adolygu datganiadau banc diweddar gallem weld bod arian parod yn hynod o dynn. Nesaf, roedd angen inni ddeall beth oedd yn achosi’r pwysau hwn, a gwnaethom dynnu sylw’n gyflym at y ffaith bod lefel yr ad-daliadau dyled misol ar hurbwrcas (cyllid asedau) yn rhy uchel. Pan wnaethom gloddio ychydig yn ddyfnach, roedd y busnes wedi buddsoddi'n helaeth mewn rhai asedau a oedd yn cael eu defnyddio'n dymhorol yn unig, roedd llai na 25% yn cael eu defnyddio ac roedd y busnes yn colli arian parod bob mis ar yr asedau hyn a ddaeth yn syndod i berchennog y busnes.
Paratowyd rhagolwg arian parod wythnosol manwl ar gyfer y tri mis nesaf, gan amlygu y byddai arian parod yn dynn iawn ac y byddai angen ei reoli'n ofalus. Yn y tymor byr, aethpwyd ar drywydd dyledwyr hwyr a defnyddiwyd y meddalwedd cyfrifo i dynhau rheolaeth credyd.
Cynhyrchwyd rhagolygon ariannol integredig tymor hwy a oedd yn dangos, gyda'r camau cywir, gan gynnwys gwerthu offer dros ben, y gallai'r busnes fynd yn ôl ar y trywydd iawn, ond bod angen cymorth ar hyd y ffordd . Aethom at Fanc Datblygu Cymru a gefnogodd hyn gyda benthyciad o £200,000, gan roi’r cyfle i’r busnes roi ei gynllun ar waith.
O fewn chwe mis, roedd yr asedau amhroffidiol wedi'u gwerthu, roedd dyled wedi'i lleihau ac roedd ymrwymiadau dyled misol wedi gostwng yn sylweddol, gan leddfu pwysau arian parod. Ers hynny, mae’r busnes wedi ail-ganolbwyntio ei ymdrechion ar ei ffrydiau gwaith mwy proffidiol, ac ar ôl tyfu’r rhain yn llwyddiannus mae’n cynhyrchu llifau arian cryf sy’n cael eu hadlewyrchu mewn balans yn y banc sy’n llawer iachach.
